Bộ máy hành chính (bureaucracy), theo quan điểm của nhà xã hội học và triết gia người Đức Max Weber, thường được xây dựng trên cơ sở các quy tắc và quy trình công việc rõ ràng và chặt chẽ, giúp đảm bảo tính hiệu quả và công bằng trong tổ chức. [1] Có hai yếu tố quan trọng cần được xem xét khi xây dựng một bộ máy hành chính, đó là tính chuyên nghiệp (expertise) và tính đại diện (representation).
Tính chuyên nghiệp hay tính chuyên môn liên quan đến khả năng vận dụng kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu trong việc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ hành chính.
Tính đại diện đề cập đến khả năng phản ánh đúng và đầy đủ ý chí, nguyện vọng của cộng đồng và cử tri trong quá trình ra quyết định và thực thi chính sách.
Việc duy trì sự cân bằng giữa hai yếu tố này trong bộ máy hành chính là rất quan trọng. Nếu quá tập trung vào tính chuyên nghiệp mà thiếu tính đại diện, hệ thống có nguy cơ không phản ánh đầy đủ ý chí và mong muốn của cộng đồng. Ngược lại, nếu quá tập trung vào tính đại diện mà thiếu chuyên môn, bộ máy hành chính có thể phát sinh các vấn đề hiệu quả, hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
Để nâng cao tính chuyên nghiệp, một số quốc gia tập trung vào việc đào tạo và tuyển chọn những người có chuyên môn cao, đồng thời thiết lập hệ thống đánh giá công bằng, minh bạch, và quy trình thăng tiến dựa trên năng lực.
Đối với tính đại diện, các quốc gia dân chủ thường trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua bầu cử để tìm ra chính trị gia đứng đầu chính phủ. Sau mỗi kỳ bầu cử, người đứng đầu hành pháp ở cấp trung ương (tổng thống hoặc thủ tướng) và ở cấp địa phương (thống đốc hoặc thị trưởng, tỉnh trưởng) có thể thực hiện quyền bổ nhiệm các vị trí lãnh đạo bộ máy hành chính mới trong phạm vi quản lý của họ. Điều này giúp hệ thống hành chính có những thay đổi linh hoạt, thích ứng với mong muốn và đòi hỏi của cử tri.
